Con el fin tanto de gestionar como de mejorar cada uno de los procesos asociados a las reservas dentro del sector hotelero, suele ser habitual optar por el uso de software de reservas.
De este modo, mediante el sistema de reservas, los huéspedes tienen la oportunidad de escoger la duración de su estancia, al igual que la clase de habitación que quieren, conseguir y pagar con seguridad mediante plataformas de pago online.
De cualquier modo, si te preguntas cómo gestionar las reservas de un hotel, lo mejor será que continúes leyendo para poder descubrir la forma apropiada de hacerlo.
¿En qué consisten los sistemas de reservas para hoteles?
Al hablar de un sistema de reserva de hotel, se hace referencia al software para hoteles que usan las webs pertenecientes a los hoteles, con el fin de dar a los clientes la posibilidad de llevar a cabo la reserva de alguna habitación.
Este servicio ayuda a los usuarios para que puedan explorar tanto la disponibilidad de habitaciones como las tarifas que tienen las mismas en diversas fechas, además de elegir el período de permanencia en el hotel y poder completar su reserva online.
De este modo, el sistema se encarga de procesar las reservas hechas en la página web del hotel para después enviar dicha información al backend del mismo hotel, logrando un acceso más sencillo a esa información.
Así, luego el personal del establecimiento de hospedaje se asegura de gestionar cada una de las reservas.
Objetivos de la gestión de reservas
El principal objetivo que tiene la gestión de reservas de un establecimiento hotelero consiste en cumplir cada uno de los requisitos precisos para lograr satisfacer correctamente las necesidades de los clientes. Por ejemplo:
- Ofrecer una imagen de amabilidad y garantizar un trato agradable.
- Tener una gestión eficaz en torno a la disponibilidad de habitaciones
- Gestionar con agilidad las solicitudes de alojamiento.
- Coger reservas.
- Gestionar los cupos.
- Crear y archivar documentación (libro de reservas, planning y hoja).
- Prever comunicación y servicios para los diversos departamentos.
- Asignar habitaciones según las peticiones de cada cliente, considerando tanto su histórico de estancias como sus preferencias.
¿De qué manera se realiza la gestión de las reservas en los hoteles?
El software de gestión usado para las reservas de un hotel tiene la finalidad de automatizar y optimizar precisamente ese proceso, al igual que de cada aspecto asociado con el mismo.
Para lograrlo, se sincroniza junto a la web oficial del hotel, de manera que los clientes tengan la posibilidad de acceder de forma cómoda y sencilla al sistema de reservas del hotel a través de la web.
Para comenzar, el gestor de ingresos del hotel se encarga de cargar en el CRS no solo las tarifas, sino el inventario y también las restricciones que posee el hotel.
Dicha información es introducida dentro del PMS y luego, usando un software de gestión de canales, logra ser distribuida hacia los canales de reserva con los que cuenta el hotel.
Dichos canales podrían incluir, además de la plataforma de reservas de la página web del hotel, también el sistema de distribución global (GDS), agencias de viajes online (OTA), sitios de metabúsqueda e incluso los mayoristas.
Por eso, en el momento en que un viajero realiza una reserva de habitación de hotel a través de alguno de estos canales, esa información es transmitida tanto al PMS como al CRS, donde es almacenada con el fin de poder recuperarla al momento de su registro.
A la vez, esto permite que la disponibilidad pueda actualizarse dentro de cada uno de los canales de distribución.
Evidentemente, este proceso dependerá en gran medida de la conectividad bidireccional que exista entre el sistema de reservas y el resto de los componentes.
En aquellos casos donde los componentes no se encuentran integrados, es preciso llevar a cabo dichas tareas de forma manual, lo cual supone un proceso que exige tiempo y suele ser propenso a diversos errores.
Ventajas de usar esta clase de sistema en los hoteles
Indudablemente, resulta esencial contar con un software que permita gestionar las reservas, independientemente del tamaño que pueda tener el establecimiento de hospedaje. Además, entre sus beneficios más destacados están:
Optimiza la eficiencia
Estos sistemas ayudan a mejorar el nivel de eficiencia en los hoteles, sobre todo porque permiten actualizar la disponibilidad de forma inmediata en cada uno de los canales, incluyendo el propio sistema.
Así, disminuye el tiempo que tiene que dedicar el personal de recepción a las tareas administrativas, al mismo tiempo que reduce el riesgo de overbooking.
Gestiona a tiempo real la disponibilidad y tarifas
Estas herramientas también se encargan de actualizar tanto la disponibilidad como los precios dentro de los diversos canales de reserva y de manera simultánea.
Lo cual permite incrementar la ocupación, mantener la paridad de tarifas y prevenir errores en torno a los precios, overbooking e incluso pérdida de ventas.
Proporciona numerosas opciones de reserva
A través de la web y/o redes sociales del hotel, es posible anunciar numerosas clases de habitaciones, paquetes y promociones, enfocados a diversos presupuestos y preferencias entre los viajeros.
Disminuye el riesgo de errores humanos
Al contar con un sistema propio, los clientes pueden llevar a cabo sus propias reservas, de esa forma no se presentarán errores en cuanto a sus datos y/o información de contacto.
De manera que es posible ofrecer un mejor servicio, a la vez que se obtiene tiempo para dedicar a otras tareas.
Las reservas de un hotel se gestionan a través de sistemas que permiten ofrecer un mejor servicio a los huéspedes.
